L'apparecchio è costituito da un corpo in ghisa, verniciato di nero, montato su un carrellino interamente in metallo, anch'esso verniciato di nero e dotato di quattro ruote in gomma dura. Sulla traversa nella parte bassa del carrello è collocato un portacilindri di forma circolare con sei spazi. Allo stesso livello, sul fianco sinistro, è situato un portadocumenti recrinabile. Il dittafono vero e proprio è montato sulla sommità del carrellino ed è costituito da una base in ghisa, all'interno della quale sono sistemati il motore e i circuiti elettrici, e da un piano superiore, dove si trovano il mandrino e la testina di riproduzione; il mandrino e il volano sono riparati da una copertura in metallo dalle linee arrotondate. Il piano superiore è sollevabile per accedere direttamente al motore e ai circuiti, per la riparazione o la sostituzione delle parti. L'asse del mandrino è infilato in un volano, al quale il motore trasmette la rotazione per mezzo di una cinghia. L'asse inoltre, per mezzo di ruote dentate, mette in rotazione anche la vite senza fine che, ruotando, trascina il supporto della testina lungo una guida parallela al mandrino. Sulla testina è collocato il regolatore dell'intensità di volume della riproduzione, posizionabile su quattro livelli (off, soft, medium, loud); dalla destra del diaframma sporge il supporto per l'applicazione del tubo della cuffia. Alla testina infine è fissato un indicatore che scorre lungo il vassoietto frontale sul quale vanno posizionati i fogli riportanti le informazioni sull'incisione da riprodurre.
Lungo il bordo anteriore sono posti l'interruttore per l'accensione dell'apparecchio, una manopola e la leva per l'estrazione del cilindro. Sul lato anteriore inoltre è presente un gancio per appendere la cuffia. Il supporto bipolare per l'alimentazione dell'apparecchio è collocato sul lato posteriore, mentre sul fianco sinistro si trova il supporto per il collegamento della pedaliera ad aria compressa. Il dittafono è accessoriato con un cavo elettrico e una cuffia con padiglioni in celluloide.

I dittafoni sono apparecchi che venivano prelaventemente impiegati negli uffici per la registrazione e la riproduzione di corrispondenza corrente, successivamente da dattilografare. I primi dittafoni derivarono dal fonografo brevettato da Thomas Alva Edison (1848-1931) nel 1877. Sfruttando le vibrazioni sonore, Edison riuscì a incidere, per mezzo di una puntina mossa dalle vibrazioni di una membrana, la superficie di un cilindro, mantenuto ad una velocità di rotazione costante; facendo ripercorrere alla puntina il solco dell'incisione con la stessa velocità, le oscillazioni della puntina trasmettevano a loro volta la vibrazione alla membrana, che riproduceva il suono precedentemente registrato. Inizialmente, la superficie del cilindro era ricoperta di stagnola, ma la bassa qualità del suono spinse alla sperimentazione di diversi supporti per l'incisione; per la produzione dei cilindri, vennero quindi adottati speciali impasti a base di cera in diverse combinazioni di ingredienti. A partire dall'ultimo decennio del 1800 prese avvio lo sfruttamento commerciale del fonografo per le registrazioni musicali. Dal 1893 tuttavia il cilindro dovette confrontarsi con la concorrenza del disco che andò progressivamente affermandosi durante il primo decennio del 1900, per giungere al definitivo abbandono dei cilindri nel 1929. Se il consumo domestico vide prevalere il disco, il cilindro trovò tuttavia un'applicazione negli uffici con la diffusione dei dittafoni per la registrazione della corrispondenza destinata ad essere successivamente dattilografata. Per questo scopo vennero sviluppate macchine specializzate, basate su un principio di funzionamento del tutto simile al fonografo di Edison, che comprendevano apparecchi registratori, apparecchi riproduttori e piallatrici per livellare la superficie incisa. L'utilizzo dei dittafoni a cilindri rimase diffuso fino agli anni '50 del 1900, quando vennero sostituiti da dispositivi magnetici.

DICTAPHONE / REG. U.S. PAT. OFF. / MODEL 12 (commerciale)
DICTAPHONE / REG. U.S. PAT. OFF. / MODEL 12 (commerciale)
115894 (documentaria)
WE GUARANTEE / THE MATERIAL AND CONSTRUCTION OF ALL DICTAPHONES / DICTATING MACHINES, TRANSCRIBING MACHINES / AND SHAVING MACHINES AND WILL REPLACE FREE OF / CHARGE ANY PART OR PARTS THEREOF WHICH MAY, / WITHIN TEWLVE MONTHS FROM DATE OF THEIR SALE / BY US, DEVELOP DEFECTS OR IMPERFECTIONS DUE TO / IMPERFECT MATERIAL OR WORKMANSHIP / DICTAPHONE CORPORATION / NEW YORK (documentaria)
CLAROPHONE / REG. U.S. PAT. OFF. / SOUND TRANSMITTER / DICTAPHONE CORP. / NEW YORK (documentaria)
8875 (inventariale)